기록은 어떤 정보나 이미지, 소리 등이 매체에 고정된 것을 의미한다. […] 기록은 행위나 활동의 흔적이며 이를 통해 행위나 활동을 재현할 수 있다고 본다. 이런 점에서 기록을 "활동의 지속적 재현물"이라 정의하기도 한다. 특정 시점을 기준으로 내용이 고정된 후 지속적으로 어떤 활동을 표현한다는 의미이다. (18p)
역사가 마크 블로흐(Marc Bloch)는 역사의 증거를 두 가지로 구분했다. 첫째, 의지적 증거는 어떤 사건이나 사물이 시간이 흐르면서 잊히지 않도록 작성된 기록을 말하며, 역사서가 대표적 사례이다. 둘째, 무의지적 증거는 작성자의 의지와 무관하게 과거의 사실을 증명하는 것들을 말하며, 행정기록이 대표적 사례이다. (19p)
기록은 생산 목적을 기준으로 얼마나 활용성이 있는지에 따라 현 용(active), 준현용(semi-active), 비현용(inactive) 기록으로 나뉜다. 이는 기록생애주기의 각 단계에 조응하며, 단계별로 서로 다른 기준과 방법을 적용하여 관리한다. 현용기록은 주로 해당 업무부서의 업무시스템에서 업무 담당자가 관리하고, 준현용기록은 조직 전체의 기록관리시스템에서 기록관리자(records manager)가 관리하며, 비현용 단계에서 기록은 폐기되거나 보존기록관으로 이관되어 보존기록관리자(archivist)가 관리한다. (20p)
'아카이브의 침묵(archival silence)'은 그 사회의 구성원들이 마땅히 보존되어 있을 거라고 기대하는 기록을 기록물관리기관에 서 찾을 수 없는 현상에 대한 은유적 표현이다. 침묵은 역사적 망각으로 귀결된다. (28p)
믿을 만한 기록의 특징을 지칭하는 최상위의 개념은 신빙성(trustworthiness)이다. 신빙성은 보통 진본성과 신뢰성을 아우르는 경우가 많지만 활동의 증거로서 믿을 만한 특성을 모두 포함하기도 한다. (29p)
기록관리 국제표준인 ISO 15489-1:2016에서는 '공신력 있는 기록의 특성'을 진본성(authenticity), 신뢰성(reliability), 무결성(integrity), 이용가능성 (usability)으로 제시했다. (30p)
기록의 가장 중요한 특징은 기록이 내용(content), 구조(structure), 맥락(context)으로 구성된다는 점이다. (33p)
종종 공동체를 유지하고 구성하는 데는 공동체의 구성 목적과 사명을 달성하는 것 이외에도 공동체 구성원 간의 공통된 경험에 기반을 둔 정체성을 공유하는 것이 중요하다. 공동체기록은 공동체 구성원의 이러한 정서적 유대감을 강화하고 정체성을 형성하는 데 중요한 역할을 한다. (91p)
기록학에서 기록을 뜻하는 용어는 보존기록(archives)과 기록(records)으로 구별된다. archives의 어원에는 통치, 권위, 권력이 있고, 이로부터 '가치 있는 기록'이라는 뜻이 생겼다. 처음에는 가치 있는 기록을 보관하는 곳이라는 말이었는데, 여기에 가치 있는 기록 자체라는 의미가 더해졌다. 또한 record에는 '가슴으로 전한다'라는 의미가 있다. 여기에서 믿을 수 있는 증거라는 뜻이 나왔다. (110p)
기록이 있으면 생물학적 기억에 의존할 필요가 없고, 기록된 기억을 공유함으로써 서로 믿을 수 있는 관계가 만들어질 수 있었다. 이를 다른 말로 지속적 기억(perpetual memory)과 공적 신뢰(public faith)라고 표현할 수도 있다. 기록을 통한 지속적 기억은 개인은 물론 사회에도 적용될 수 있다. 사회적 기억은 개인이 사회 구성원과 함께 경험한 집단적 기억을 말한다. (111p)
끊임없는 감시가 자유의 대가이다(Eternal vigilance is the price of liberty) (113p)
젠킨슨은 보존기록의 본질적 속성으로 불편부당성(impartiality), 진본성(authenticity), 자연성(naturalness), 상호연관성(interrelationship) 네 가지를 제시했다. (117p)
셀렌버그는 기록의 생애주기를 '생산 목적의 활용'과 '이후 활용'의 두 단계로 구분했다. 그리고 전자를 '현용(現用, current use)', 후자 를 '비현용(非現用, non-current use)'으로 정의했다. (120p)
사회표상론은 많은 보존기록관리자들의 공감을 얻었지만 실제로 성공적이라고 인정받은 사례는 많지 않다. 봄스는 자신의 '계획'으로 기록을 거의 획득하지 못했음을 인정했다고 알려져 있다. 미국의 '전략' 또한 현재 진행 중인 사회적 공통 이슈를 담은 여러 기관들의 기록을 확보하는 데 그다지 성공적이지 못했다. 이 실망스러운 결말에는 기록 획득에 실패했다는 공통점이 있다. 이러한 맥락에서 이스트우드는 사회를 담은 보존기록이라는 지향 자체에 의문을 품기도 했다.
많은 보존기록관리자들이 사회표상론에 공감했던 것은 사회의 다양성을 있는 그대로 반영한 보존기록을 후대에 전하는 일이 다원회된 사회를 살아가는 보존기록관리자가 지향할 가치라고 생각했기 때문으로 보인다. (128p)
전자기록을 읽으려면 내용과 별개로 기계 언어, 모니터, 서버, 네트워크 같은 각종 이질적 요소가 서로 충돌 없이 작동해야 한다. 하나의 물건이 아니라 다양한 요소로 구성되어 있다고 해서 전자기록을 '논리적 실체'라고도 한다. (130p)
보존기록관리자는 컴퓨팅 기술의 발전이 초래한 변화가 기록관리 실무와 개념을 어떻게 바꾸는지에 관해 끊임없이 관심을 기울여야 할 필요가 있다. 그런 점에서 1999년부터 진행된 영구보존 대상의 진본 전자기록에 대한 국제 프로젝트인 InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)는 주목 할 만하다. (133p)
기관형 보존기록관의 보존기록관리자가 수행하는 평가선별 업무는 기록과 관련된 기능 분석(functional analysis), 기록내용 분석(contents analysis), 다른 기관이나 다른 기록과의 관련성 분석(context analysis), 이용용이성 같은 접근가능성 분석(accessbility analysis), 기록의 가치 대비 보존의 비용타당성 분석(cost-benefit analysis)의 다섯 가지로 나뉜다. (135p)
출처의 원칙은 다시 '퐁 존중의 원칙(respect des fonds)'과 '원질서의 원칙(respect for original order)'으로 구분되며, 이 두 가지 원칙은 기록의 지적 통제 방식과 물리적 보관 방식을 모두 포함한다. '퐁 존중의 원칙'은 개인이나 단체가 일상생활과 업무에서 생산, 축적, 활용한 기록이 다른 원천에서 나온 기록과 섞이지 말아야 한다는 것이다. 여기서 '퐁'은 생산자에 의해 유기적으로 축적된 기록 전체를 의미한다. (155p)
이후 퐁 존중의 원칙은 프러시아에서 '출처의 원칙(provenienzprinzip)'과 '등록소의 원칙(registraturprinzip)'으로 확대되었고, 이 규정은 동일한 퐁 내 의 기록을 주제 사안별로 재조직하지 못하도록 했다. 등록소의 원칙이 다시 네덜란드로 가서 '원질서의 원칙'이 되었는데, 이 원칙은 기록생산자가 적용한 기록의 조직 방식과 순서를 의미한다. (156p)
셀렌버그에 따르면, 공공기록을 분류할 때는 기록과 관련된 행위, 기록생산기관의 구조, 기록의 주제를 고려해야 한다. '분류'를 위해 끌어올 수 있는 외부의 개념 체계를 업무 행위와 조직 구조, 주제로 구분한 것이다. 이 중에서 행위는 다시 기능, 활동, 처리 행위로 하위 구분된다. 기능은 그 기관을 설립한 법률에 따라 정의되며, 복수의 활동으로 하위 구분된다. 활동은 다시 여러 처리 행위로 나뉜다. (161p)
오트는 그의 저서 중 '평가와 분류'에 해당하는 장에서 전자기록관리의 핵심은 메타데이터에 달려 있다고 강조하며, 기존의 업무분류체계는 '업무 맥락 메타데이터'로, 기록의 통제는 '메타데이터의 통제'로 표현했다. (171p)
넓은 의미에서 기술(description)은 기술대상의 속성을 밝혀 열거하는 것이고, 좁은 의미에서는 관찰이나 조사를 통해 도출된 속성을 열거하는 것이다. (175p)
SAA 용어 사전에 따르면 전거제어(authority control)의 개념은 다음과 같다.
기록이나 서지 기술에 사용되는 표준화된 이름이나 색인어를 정립하고 그것을 일관된 방식으로 적용할 수 있도록 보장하는 프로세스 […]
기록의 기술에서는 전거제어를 '맥락제어(context control)'라고도 하는데, SAA 용어 사전에서도 다음과 같이 전거제어와 맥락제어의 의미는 유사하다.
표준화된 개체명을 정립하고, 해당 개체 간의 관계를 기록하는 프로세스 […]
전거제어를 위한 기술표준은 메타데이터의 유형 중에서도 '데이터 값 표준'에 해당된다. 이와 같은 유형의 표준에서는 요소 값으로 사용되는 어휘나 요소 값의 인코딩 체계를 통제하는데, 여기에는 어휘 리스트나 분류체계, 시소러스와 함께 전거파일이 해당된다. (176p)
1988년에 발표된 '서지레코드의 개념 모형(FRBR: Functional Requirements for Bibliographic Records)'은 2017년에 'IFLA 도서관 참조모형(LRM: Library Reference Model)'으로 개정되었다. 초기 FRBR 모형을 IFLA LRM 모형으로 개정하고 통합하는 과정에서 전형(representatives)이나 집합(aggregation)과 같은 개념이 도입되는 등 많은 변화가 있었지만, 여전히 저작-표현형-구현형-개별 자료(WEMI: Work, Expression, Manifestation, Item)로 이어지는 기본적인 개체 구조는 유지되고 있다. (187p)
정과 친은 메타데이터의 유형을 관리 메타데이터, 기술(descriptive) 메타데이터, 보존 메타데이터, 기술(technical) 메타데이터, 환경설정(utility) 메타데이터로 구분하고, 이 중 가장 전통적으로 널리 사용되는 것은 기술 메타데이터라고 했다. (189p)
통합온나라시스템을 사용하는 공공기관은 정부기능분류체계(BRM: Business Reference Model)를, 전자문서시스템 사용기관은 기록물 분류기준표를 적용한다. (200p)
윌리엄 설리반(William Sullivan)은 전문가의 진정한 역량은 새롭고 제대로 정의되지 않은 상황에 대응해야 할 때 비로소 드러난다고 했다. (210p)
더프 외(Duff, Yakel and Tibbo, 2013)는 이용자의 질문에 효과적으로 응답할 수 있는 보존기록관리자의 지식 영역을 ARK(Archival Reference Knowledge)라고 했다. ARK는 기록에 대한 지식(collection knowledge), 연구 지식(research knowledge), 상호작용 지식(interaction knowledge)의 세 가지로 구성된다. 기록에 대한 지식은 소장기록에 대한 지식과 기록의 맥락에 대한 지식을 의미한다. 연구 지식은 연구방법론에 대한 지식, 유물로서의 기록을 이해하는 능력(artefactual literacy) 및 주제 지식을 가리킨다. 상호작용 지식은 이용자, 기록시스템, 기관에 대한 지식을 의미한다. (268p)
1950년대 이후 미국 언론계는 정부의 비밀주의 정책에 대항하는 언론 운동의 일환으로 알권리 운동을 전개했다. 그들은 '정보를 입수할 권리', '사전 검열 없이 출판할 권리', '적법 절차에 따르지 않는 보복을 금지하고, 보복의 두려움 없이 출판할 권리', '커뮤니케이션에 필수적인 시설과 자료에 접근할 권리', '정부의 간섭을 받지 않고 정보를 확산할 권리'를 주장했다. 다시 말해, 시민들이 사전 검열이나 부당한 보복에 대한 두려움 없이 커뮤니케이션을 위해 필요한 시설이나 자료에 접근하고, 정부 혹은 어떠한 형태의 권력에도 방해받지 않고 정보를 전달할 수 있는 권리로서 알권리를 정의한 것이다. (295p)
진본성이 기록이 주장하는 대로 기록이 존재한다는 의미라면, 신뢰성은 기록이 증명하는 사실을 뒷받침할 수 있다는 의미이다. 즉 진본성이 기록으로서 (존재하는 것을) 신뢰할 수 있는가의 문제와 연결되는 품질이라면, 신뢰성은 (발생한) 사실을 진술하는 것으로서 기록을 믿을 만한가의 문제와 연결된다. (321p)
진본성과 신뢰성을 아우르는 기록의 속성으로 신빙성(trustworthiness) 개념도 주목받고 있다. 조직의 공식 절차와 시스템을 통해 생산된 기록이라면, 따로 기록을 대상으로 신빙성을 확인해야만 하는 경우를 제외하고 진본이라고 판단할 수 있다. (323p)
OAIS의 기록정보 패키지에는 세 가지 유형이 있다. 제출정보 패키지 (SIP: submission information package)는 생산자(producer)가 아카이브로 이관하는 기록정보이다. 보존정보 패키지(AIP: archival information package)는 아카이브에서 인수받은 후 보존기술정보를 포함하여 변환한 영구보존용 기록정보이다. 배부정보 패키지(DIP: dissemination information package)는 이용자(consumer)의 열람을 위해 제공되는 기록정보이다. (370p)
'업무관리시스템'이란 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다. 2004년 대통령비서실의 업무시스템으로 구축했던 'e지원시스템'을 행정기관에 적용할 수 있도록 기능을 일반화하여 확산한 시스템이 업무관리시스템이다. (397p)
범정부EA포털(https://www.geap.go.kr)에 의하면 2022년 기준으로 814개 기관(311개 중앙행정기관 소속기관 제외)에서 17,090개의 정보시스템(하드웨어 243,464개, 소프트 웨어 251,982개)이 운영 중이다. (400p)